Gestionnaire de bureau et des opérations / Office Operations Manager

Job Description

Description

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Xandr agrandit son bureau de Montréal et cherche un ou une gestionnaire de bureau et des opérations ambitieuse et motivée qui contribuera à alimenter cette croissance. La candidate idéale est une personne entreprenante qui prospère dans des environnements en constante évolution. Elle jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau en s'assurant d'offrir un milieu de travail exceptionnel aux employés et en s'intégrant à la culture d’entreprise de Xandr à l’échelle mondiale. C'est un poste avec beaucoup de potentiel d'avancement et le candidat ou la candidate aura une très grande influence sur le succès du bureau.
Responsabilités
Gestion de bureau et milieu de travail
- S'assurer que le bureau est un environnement de travail agréable
- Commande de fournitures et de matériel
- Communiquer avec les propriétaires de l'immeuble
- Gestion du système de réservation de salle de conférence
- Accueillir et aider les visiteurs
- Organisation d'activités d'équipe telles que déjeuners, dîners, sorties, etc.
Engagement de la communauté technique et marketing de recrutement
- Organiser des événements et des activités telles que des conférences, des 'happy hours', des 'meetups'
- Établir des relations avec les organisations de la communauté technologique
- Parrainer et organiser des événements techniques externes
Recrutement et croissance
- Aider à la logistique d'entrevue et d'embauche
- Communiquer avec les candidats
- Fournir un soutien à l’intégration, en particulier pour les problèmes administratifs.
Administration
- Personne ressource pour le département des opérations de bureau de Xandr et les autres départements mondiaux
- Fournir un soutien administratif général aux employés

Xandr is growing its Montreal office and is looking for an ambitious and motivated office and operations manager who will help fuel that growth. The ideal candidate would be a self-starter who thrives in constantly changing environments. They would be central to the smooth operations of the office, ensuring a great office experience for the employees and playing a vital role in aligning with Xandr's global corporate culture. This person would be instrumental in making the Montreal office successful. This is a role with a lot of potential for advancement.

Office operations, life and community
- Ensuring that the office is a pleasant work environment
- Ordering supplies and equipment
- Communicating with building owners
- Managing the conference room booking system
- Greeting and helping visitors
- Organizing team activities such as lunches, dinners, outings, etc.
Technical community engagement and recruitment marketing
- Organizing events and activities such as talks, happy hours, meetups
- Reaching out and building relationships with tech community organizations
- Sponsoring and hosting external tech events
Recruiting and growth
- Assisting with interview and hiring logistics
- Communicating with candidates
- Providing onboarding support especially with administrative issues
Administrative
- Point of contact for Xandr's Global Office Operations and other global departments.
- Providing general administrative support to employees

Qualifications

- Capacité à s'adapter face aux obstacles et à identifier les solutions de manière proactive
- Capacité à travailler avec des directives minimales et à créer des plans clairs et structurés pour atteindre les objectifs
- Capacité à créer un sens local de la communauté tout en faisant appel à l'ensemble de l'organisation
- Compétences en leadership et bonne empathie
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français
- Excellente gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités de manière efficace
- Très organisée avec une attention aux détails
- Compétente et adaptable avec la technologie de bureau. (Office, Email, JIRA, Slack, etc.)
- Baccalauréat ou expérience de travail pertinente démontrée- Ability to course correct when something goes wrong, and proactively identify solutions
- Ability to work through ambiguity and create clear and structured plans to execute goals
- Ability to create a local sense of community while tapping into the broader organization
- Leadership skills and empathy
- Excellent written and verbal communication skills in English and French
- Great time management and ability to multi-task and prioritize efficiently
- Very organized with an attention to details
- Proficient and adaptable with office technology. (Office, Email, JIRA, slack, etc)
- Bachelor’s degree or demonstrated relevant work experience